Sambil menunggu aturan AI sektoral, kantor sebaiknya menyiapkan daftar penggunaan, batas data, dan pemeriksaan manusia untuk kecerdasan artifisial (artificial intelligence atau AI). Jadikan ketiganya kebijakan kerja tertulis, lalu sesuaikan dengan kewajiban hukum dan panduan yang relevan bagi sektor Anda.

Panduan ini berfokus pada AI generatif, yakni teknologi yang menghasilkan konten berdasarkan pola data. Glosarium National Institute of Standards and Technology (NIST), lembaga standar Amerika Serikat, mencakup teks, gambar, suara, dan video dalam pengertiannya. (csrc.nist.gov)

Untuk pekerjaan kantor, pertimbangkan teknologi ini sebagai alat bantu menyusun draf, merangkum bahan, atau mengembangkan gagasan. Mulailah dari tugas yang sumbernya dapat diperiksa dan hasilnya belum langsung menentukan keputusan penting.

Apa yang diumumkan tentang aturan AI sektoral

Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) mengumumkan rencana pendekatan sektoral pada 6 Oktober 2026. Dalam pengumuman itu, Wakil Menteri Nezar Patria menyebut kesehatan, pendidikan, dan layanan keuangan sebagai contoh sektor yang membutuhkan panduan khusus. (portal.komdigi.go.id)

Menurut pengumuman tersebut, kementerian dan lembaga akan menerjemahkan peta jalan nasional menjadi panduan sesuai kebutuhan sektornya. Pada 6 Oktober 2026, Komdigi menyatakan rancangan Peraturan Presiden masih dibahas dan diproses untuk harmonisasi. (portal.komdigi.go.id)

Pengumuman rencana bukan bukti aturan baru sudah berlaku. Artikel ini memakai status yang terverifikasi pada 6 Oktober 2026, bukan menyatakan status rancangan sudah terkonfirmasi kembali pada 10 Oktober 2026.

Untuk menentukan kewajiban kantor, mintalah fungsi hukum memeriksa dokumen final, ruang lingkup, tanggal berlaku, dan pihak yang dituju. Jangan mengubah kebijakan hanya berdasarkan judul berita atau ringkasan yang mengabaikan status dokumen.

Rujukan sebelumnya mencakup Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 9 Tahun 2023 tentang Etika Kecerdasan Artifisial. Dokumen ini memberikan acuan nilai, termasuk keamanan, transparansi, akuntabilitas, serta pelindungan data pribadi. Bedakan panduan etika tersebut dari kewajiban dalam undang-undang. (jdih.komdigi.go.id)

Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi memuat kewajiban yang perlu diperiksa ketika kantor memproses data pribadi. Menunggu panduan berikutnya tidak meniadakan kewajiban tersebut. (peraturan.bpk.go.id)

Untuk administrasi internal, pisahkan catatan mengenai rencana pemerintah, panduan yang tersedia, dan aturan yang mengikat kegiatan kantor. Tambahkan penanggung jawab catatan serta tanggal pemeriksaan terakhir agar tim tidak mencampurkan status dokumen.

Mengapa kebutuhan pengaturan berbeda antarsektor

Tidak semua sektor memulai dari ruang kosong. Otoritas Jasa Keuangan (OJK) meluncurkan panduan Tata Kelola Kecerdasan Artifisial Perbankan Indonesia pada 29 April 2025, menurut siaran persnya. Panduan tersebut melengkapi kebijakan transformasi digital dan pengelolaan risiko perbankan. (ojk.go.id)

Di bidang pendidikan, katalog Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Komdigi mencatat Keputusan Menteri Nomor 117 Tahun 2026. Dokumen bertanggal 12 Maret 2026 itu berjudul pedoman pemanfaatan dan pembelajaran teknologi digital serta kecerdasan artifisial di jalur pendidikan. (jdih.komdigi.go.id)

Keberadaan dokumen tersebut menunjukkan bahwa Anda perlu memeriksa rujukan sektoral yang sudah tersedia. Jangan menganggap seluruh panduan sektoral masih menunggu rencana berikutnya. Periksa isi dan pihak yang dituju sebelum menggunakannya sebagai dasar kebijakan kantor.

Untuk menyusun pengamanan, gunakan dampak pekerjaan sebagai titik berangkat, bukan sekadar nama aplikasinya. Sebagai latihan, bandingkan penyusunan draf undangan dengan pengolahan informasi pasien, penilaian peserta didik, atau penyaringan permohonan layanan keuangan.

Tanyakan apa yang terjadi jika hasil keliru atau data masukan tersebar. Apakah dampaknya hanya memerlukan revisi kalimat, atau dapat memengaruhi hak, keselamatan, dan akses seseorang terhadap layanan?

Pasal 34 mewajibkan Pengendali Data Pribadi melakukan penilaian dampak Pelindungan Data Pribadi ketika pemrosesan Data Pribadi berpotensi berisiko tinggi terhadap Subjek Data Pribadi. Cakupannya antara lain keputusan otomatis berakibat hukum atau berdampak signifikan, serta pemrosesan data pribadi spesifik. (peraturan.bpk.go.id)

Ketentuan itu menyangkut pemrosesan data pribadi, bukan otomatis seluruh penggunaan AI. Untuk tugas berdampak besar, libatkan tenaga yang memahami bidang terkait. Klasifikasi operasional kantor tidak menggantikan pemeriksaan hukum atas kegiatan tersebut.

Petakan penggunaan kecerdasan artifisial di kantor

Mulailah dengan meminta setiap tim mencatat penggunaan yang sudah berjalan dan yang masih direncanakan. Sertakan layanan mandiri, fitur pada aplikasi kerja, serta sambungan ke penyimpanan dokumen. Hindari pendekatan yang membuat pegawai takut melaporkan penggunaan sebelumnya.

Buat satu daftar bersama dengan isian yang konsisten. Untuk setiap penggunaan, catat tujuan, pengguna, sumber data, jenis hasil, dan penerima hasilnya. Tambahkan nama layanan, jenis akun, pemeriksa, serta penanggung jawab proses.

Gunakan pertanyaan praktis berikut untuk melengkapi daftar. Minta pemilik proses menjawabnya sebelum mengusulkan persetujuan penggunaan.

  • Pekerjaan apa yang ingin dibantu, dan bagaimana prosesnya tanpa AI?
  • Data apa yang dimasukkan, termasuk dokumen atau rekaman rapat?
  • Apakah hasil hanya menjadi draf atau memicu tindakan langsung?
  • Siapa yang dapat memeriksa kebenaran dan kesesuaian hasil?
  • Bagaimana pekerjaan dilanjutkan jika layanan dihentikan?

Setelah inventaris selesai, tetapkan kelompok persetujuan internal: penggunaan rutin, penggunaan bersyarat, dan penggunaan yang ditunda. Jelaskan bahwa kelompok ini merupakan keputusan operasional kantor, bukan kategori risiko resmi pemerintah.

Sebagai contoh kerja, tempatkan penyusunan draf berbahan publik dalam kelompok rutin dengan pemeriksaan sebelum digunakan. Usulkan pemeriksaan tambahan untuk pengolahan bahan internal. Tunda keputusan otomatis yang menyangkut orang sampai penilaiannya memadai.

Hubungkan pemetaan dengan tujuan bisnis yang konkret. Gunakan panduan menghitung biaya proses sebelum otomasi sebagai pendamping evaluasi. Masukkan waktu pemeriksaan, perbaikan, dan pelatihan dalam perhitungan, bukan hanya kecepatan menghasilkan draf.

Tetapkan pula hasil yang ingin diuji sebelum percobaan dimulai. Misalnya, usulkan pengukuran waktu kerja keseluruhan dan jumlah koreksi yang diperlukan, tanpa menganggap draf yang lebih cepat otomatis lebih baik.

Tentukan batas data dan persetujuan penggunaan

Pisahkan persetujuan memakai layanan dari dasar pemrosesan data pribadi. Pasal 20 UU Pelindungan Data Pribadi mewajibkan Pengendali Data Pribadi memiliki dasar pemrosesan. Persetujuan subjek data merupakan salah satu dasar, bukan satu-satunya; izin atasan tidak menggantikan pemeriksaan dasar tersebut. (peraturan.bpk.go.id)

Susun batas data dalam bahasa yang mudah diterapkan pegawai. Sebagai kebijakan awal, izinkan bahan publik yang sudah diperiksa. Batasi dokumen internal pada layanan yang disetujui, dan larang pemasukan kata sandi atau kredensial akses.

Untuk data pelanggan, pegawai, dan pihak lain, minta penilaian sebelum penggunaan. Tentukan tujuan, kebutuhan data, pihak yang dapat mengakses, dan cara penghapusannya. Bila penilaian belum selesai, gunakan contoh buatan tanpa identitas nyata untuk percobaan.

National Cyber Security Centre (NCSC), lembaga keamanan siber Inggris, menyarankan organisasi memahami pengelolaan data oleh penyedia. Panduannya menekankan pemeriksaan ketentuan layanan, kebijakan privasi, serta akses penyedia terhadap masukan pengguna. (ncsc.gov.uk)

Ubah pemeriksaan tersebut menjadi daftar pertanyaan pengadaan. Apakah masukan digunakan untuk pelatihan model, dan berapa lama data disimpan? Siapa yang bisa mengaksesnya, serta bagaimana kantor meminta penghapusan atau menangani insiden?

Sebelum menyambungkan AI dengan penyimpanan kerja, gunakan daftar pemeriksaan layanan komputasi awan sebagai pendamping evaluasi. Nilai layanan yang akan dipakai beserta paket dan pengaturannya, bukan hanya reputasi merek.

Terakhir, tetapkan jalur persetujuan tertulis dari pemilik proses, pengelola teknologi informasi, dan fungsi hukum atau kepatuhan sesuai kebutuhan. Berikan keputusan yang jelas: diizinkan, diizinkan dengan syarat, atau ditunda beserta alasannya.

Jangan memperluas izin satu proses secara otomatis ke proses lain. Minta penilaian ulang jika tujuan berubah, sumber data bertambah, atau layanan mendapat akses tambahan.

Tetapkan pemeriksaan manusia dan penanggung jawab

Pemeriksaan manusia harus menjadi pekerjaan nyata, bukan sekadar tombol persetujuan. Berikan pemeriksa akses ke bahan asli, waktu yang memadai, dan kewenangan menolak hasil. Hindari penugasan yang hanya meminta seseorang membaca cepat sebelum hasil dikirim.

Dalam profil risiko AI generatif tahun 2024, NIST menjelaskan bahwa sistem dapat menyajikan informasi salah secara meyakinkan. Dokumen tersebut juga membahas kemungkinan rujukan atau penalaran yang keliru. Bahasa yang lancar bukan jaminan kebenaran. (nvlpubs.nist.gov)

Untuk draf komunikasi, minta pemeriksa mengecek fakta, angka, nama, nada, dan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan. Untuk ringkasan, bandingkan hasil dengan dokumen asli. Untuk perhitungan, ulangi pemeriksaan menggunakan metode yang dapat ditelusuri.

Usulkan alur kerja berikut dalam kebijakan AI kantor. Sesuaikan pembagian perannya dengan kewenangan yang sudah berlaku di organisasi Anda.

  1. Pengguna memilih tugas dan layanan yang sudah disetujui.
  2. Pengguna memeriksa kelayakan data sebelum memasukkannya.
  3. AI menghasilkan draf yang diberi penanda sebagai bahan pemeriksaan.
  4. Pemeriksa membandingkan hasil dengan sumber dan mencatat koreksi penting.
  5. Penanggung jawab proses menyetujui penggunaan akhir sesuai kewenangannya.

Tetapkan pula siapa yang menangani kesalahan setelah hasil digunakan. Untuk kantor kecil, satu orang dapat memegang beberapa peran, tetapi tuliskan kewenangannya. Pastikan pengguna mengetahui siapa yang harus dihubungi ketika ragu.

Catat keputusan penting dan koreksi tanpa menyalin seluruh data sensitif ke tempat baru. Usulkan penyimpanan terbatas atas bukti pemeriksaan, alasan persetujuan, dan tindak lanjut. Tujuannya memastikan proses dapat ditelusuri, bukan mengumpulkan data sebanyak mungkin.

Jika pemeriksa tidak memiliki keahlian atau sumber yang diperlukan, sediakan jalur untuk meminta bantuan. Jangan memaksakan persetujuan demi memenuhi tenggat ketika keraguan penting belum terjawab.

Batasan dan risiko keamanan serta privasi

Batas teknologi tidak selesai hanya dengan larangan memasukkan data rahasia. NCSC menjelaskan risiko prompt injection, yakni penyisipan instruksi yang dapat mengarahkan AI melakukan tindakan tidak diinginkan. Instruksi tersebut dapat berada di dalam bahan yang diproses sistem. (ncsc.gov.uk)

Contoh dalam penjelasan NCSC adalah teks tersembunyi pada dokumen pelamar yang mencoba memengaruhi penilaian sistem. Masalahnya berkaitan dengan model yang tidak memiliki batas keamanan tegas antara data dan instruksi. Jangan menganggap bahan dari luar otomatis aman. (ncsc.gov.uk)

Sebagai pengamanan internal, batasi akses AI hanya pada sumber yang diperlukan. Tunda izin mengirim pesan, mengubah dokumen, atau menjalankan transaksi otomatis sampai pengujian selesai. Mintalah persetujuan manusia sebelum tindakan yang sulit dibatalkan.

Bias juga perlu diperiksa. Profil NIST tahun 2024 membahas kemungkinan perbedaan kinerja antarkelompok dan kecenderungan manusia terlalu memercayai sistem otomatis. Untuk penggunaan yang menyangkut orang, jangan menjadikan keluaran AI satu-satunya dasar penilaian. (nvlpubs.nist.gov)

Siapkan prosedur ketika pegawai salah memasukkan bahan atau menemukan hasil berbahaya. Minta mereka menghentikan penggunaan terkait, melaporkan kejadian, dan menyimpan bukti seperlunya. Hindari menyebarkan ulang data sensitif melalui percakapan kelompok untuk menjelaskan insiden.

Bedakan penanganan teknis dari pemeriksaan kewajiban hukum. Serahkan penilaian pelaporan dan pemberitahuan kepada fungsi yang berwenang, berdasarkan jenis kejadian. Jangan menganggap penghapusan percakapan pada aplikasi sudah menyelesaikan seluruh dampaknya.

highlight Batas aman sebelum mencoba Jika kelayakan data atau kewenangan pemeriksa belum jelas, tunda penggunaan pada proses nyata. Mulailah dengan bahan publik atau contoh buatan tanpa identitas seseorang.

Tetapkan cara kembali ke proses manual jika percobaan dihentikan. Usulkan pengujian jalur penghentian sebelum tim memberi sistem kewenangan lebih luas.

Daftar periksa tata kelola serta pembaruan kebijakan

Sebelum memperluas penggunaan, pastikan kebijakan dapat dijalankan pegawai tanpa menebak-nebak. Gunakan daftar periksa ini sebagai usulan kerja redaksi, bukan jaminan kepatuhan hukum. Sesuaikan dengan skala kantor, dampak penggunaan, dan hasil pemeriksaan hukum sektornya.

  • Daftar penggunaan mencatat tujuan, layanan, pengguna, dan penanggung jawab.
  • Batas data menjelaskan bahan yang diizinkan, dibatasi, dan dilarang.
  • Persetujuan layanan mencatat syarat penggunaan serta pengaturan yang diperiksa.
  • Pemeriksa memiliki sumber asli, waktu, dan kewenangan menolak hasil.
  • Tindakan otomatis dibatasi dan memiliki jalur penghentian.
  • Prosedur insiden menetapkan penerima laporan dan tindak lanjut.
  • Catatan regulasi membedakan rencana, panduan, dan kewajiban hukum.

Jangan berhenti pada dokumen kebijakan. Selenggarakan latihan memakai contoh pekerjaan yang relevan, termasuk contoh hasil keliru. Minta pegawai menunjukkan kapan mereka harus memeriksa sumber, meminta izin tambahan, atau menghentikan penggunaan.

Tentukan pemilik kebijakan dan pemicu peninjauan. Usulkan pembaruan saat penyedia mengubah ketentuan, model berganti, data bertambah sensitif, atau penggunaan meluas. Tinjau pula setelah kesalahan berulang dan insiden keamanan.

Untuk unit yang memakai AI dalam layanan keuangan, pisahkan pemeriksaan legalitas penyedia dari penilaian teknologi. Panduan memeriksa platform keuangan legal dapat menjadi bacaan pendamping pemeriksaan legalitas. Jangan perlakukan hasil pemeriksaan itu sebagai persetujuan otomatis atas penggunaan AI.

Langkah berikutnya adalah memilih proses yang mudah diawasi, melengkapi daftar penggunaan, lalu menguji alur pemeriksaan manusia. Sambil memantau panduan sektoral, bangun kebiasaan yang jelas: hanya masukkan data yang layak, periksa hasil, dan tetapkan siapa yang bertanggung jawab.